Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Dit platform wordt beheerd door Playrs (“Playrs”, “wij” of “ons”) voor organisaties die gebruikmaken van Playrs-welzijnsprogramma’s. Je werkgever of opdrachtgever bepaalt normaal gesproken waarom een welzijnsmeting wordt uitgevoerd en is verantwoordelijk voor die verwerking. Playrs beheert het platform en verwerkt gegevens in opdracht van die organisatie. Playrs kan zelfstandig verantwoordelijk zijn voor accountbeveiliging, het beheer van de dienst en gebruik voor eigen doeleinden dat Playrs zelf bepaalt.

Aanvullen vóór livegang: voeg de volledige statutaire naam, het registratienummer, postadres, privacy-e-mailadres en de definitieve verdeling van verantwoordelijkheden tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker toe.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Accountgegevens, waaronder je naam, e-mailadres, taalvoorkeur en versleuteld opgeslagen wachtwoord.
• Gegevens over je organisatie, rol, uitnodiging en deelname aan vragenlijsten.
• Je antwoorden over beweging, fysieke vitaliteit, energie, herstel, mentale vitaliteit, sociale verbinding, werk en functioneren.
• Berekende welzijns- en onderwerpsscores, die alleen in samengevoegde werkgeversrapportages worden opgenomen.
• Technische beveiligingsgegevens, zoals inlogtijd, IP-adres, browsergegevens en sessieregistraties.

3. Waarom gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken gegevens om accounts aan te maken en te beveiligen, deelnemers aan de juiste organisatie te koppelen, vragenlijsten aan te bieden, antwoorden op te slaan en te scoren, deelname te tonen, samengevoegde impactrapporten te maken, ondersteuning te bieden, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij gebruiken individuele antwoorden niet voor personeelsbeslissingen of advertenties.

4. Grondslagen en welzijnsgegevens

Voor account- en dienstgegevens is een grondslag uit artikel 6 AVG nodig. Welzijnsantwoorden kunnen gezondheidsgegevens onthullen en vereisen daarom ook een uitzondering uit artikel 9 AVG. De organisatie die de meting laat uitvoeren moet vóór het uitnodigen van medewerkers de toepasselijke grondslagen bepalen en vastleggen. Deelname mag niet als verplicht worden gepresenteerd, tenzij de organisatie een geldige grondslag heeft om deelname te verplichten.

Aanvullen vóór livegang: laat een Nederlandse privacyjurist voor elk doel de precieze grondslag uit artikel 6 en uitzondering uit artikel 9 bevestigen. Vertrouw niet op toestemming van medewerkers zonder vast te stellen dat die in de arbeidsrelatie vrij kan worden gegeven.

5. Wat kan je organisatie zien?

Bevoegde organisatiebeheerders kunnen je accountidentiteit, rol, uitnodigingsstatus en de start- en voltooiingsstatus van een meting zien. Zij kunnen je individuele antwoorden niet openen in het organisatiedashboard. Scores en rapporten worden alleen als samengevoegde organisatieresultaten getoond nadat de ingestelde minimale deelnamedrempel is bereikt. Bij zeer kleine groepen kan toch een herkenningsrisico bestaan; rapporten mogen daarom niet met andere informatie worden gecombineerd om een persoon te identificeren.

6. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens zijn alleen beschikbaar voor bevoegde Playrs-medewerkers, bevoegde beheerders van je organisatie en dienstverleners die nodig zijn om het platform te beheren. De huidige leveranciers omvatten Render voor hosting van de applicatie en database. De productie-e-mailleverancier en eventuele leveranciers voor analyse of ondersteuning moeten vóór livegang worden toegevoegd. Leveranciers mogen gegevens alleen gebruiken volgens passende contractuele afspraken en geheimhoudingsplichten.

7. Doorgifte buiten de EER

Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken Playrs en de verantwoordelijke organisatie een geldig doorgiftemechanisme en waar nodig aanvullende waarborgen.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de meting, de klantovereenkomst, beveiliging en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Wanneer een medewerker zijn account verwijdert, worden diens antwoorden, inzendingen, toewijzingen, sessies en lidmaatschap uit de actieve database verwijderd. Sommige gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups blijven staan totdat die back-ups volgens schema worden overschreven. Wettelijke verplichtingen of rechten van anderen kunnen vereisen dat beperkte gegevens langer worden bewaard.

Aanvullen vóór livegang: voeg de goedgekeurde bewaartermijnen voor accounts, uitnodigingen, antwoorden, rapporten, logbestanden en back-ups toe en zorg dat de productieomgeving deze automatisch toepast.

9. Beveiliging

Wij gebruiken rolgebaseerde toegang, versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden, beperkte beheerderstoegang en scheiding tussen identiteit, individuele antwoorden en samengevoegde rapportages. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen. Vermoedelijke incidenten kunnen via het onderstaande privacycontact worden gemeld.

10. Jouw rechten

Afhankelijk van de omstandigheden kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht, of bezwaar maken tegen een verwerking. Je kunt je actieve account verwijderen via Accountinstellingen. Sommige verzoeken moeten door je organisatie als verwerkingsverantwoordelijke worden behandeld; Playrs helpt daarbij wanneer het als verwerker optreedt. Wij kunnen je identiteit controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Automatische scoreberekening

Het platform zet antwoorden om in onderwerp- en totaalscores. Deze berekeningen ondersteunen samengevoegde rapportages en nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor een individuele medewerker.

12. Contact en wijzigingen

Privacycontact: [privacy-e-mailadres en postadres vóór livegang toevoegen]. Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienst of wettelijke vereisten veranderen. Belangrijke wijzigingen worden via een passend kanaal gecommuniceerd.